Las 10 preguntas que debes hacerte antes de organizar un evento (Parte II)

Te encuentras en plena organización de un evento y seguramente ya te has preguntado (y si aún no lo has hecho, hazlo) las 5 primeras cuestiones de Las 10 preguntas que debes hacerte antes de organizar un evento (Parte I). Todavía quedan otras 5. Así que, sin pausa pero sin prisa...

¿Qué presupuesto tendré y cómo lo distribuiré?

Tendríamos que escribir un libro, más que un post de blog, para explayarnos en este tema. Pero tomad nota de algo fundamental:

Lo importante no es gastar ni mucho ni poco, sino generar la mejor experiencia posible para el público con el presupuesto disponible. Optimizar el dinero es fundamental en cada gasto. Y esto no significa caer en el "menos es más": en organización de eventos, es preferible recordar que "lo barato sale caro".

Focalizarse en los detalles que generarán un buen recuerdo del evento vale más que gastar todo el presupuesto en elementos sin importancia. Los detalles son los que diferencian un evento de otro, y siempre hay una sola oportunidad para generar una buena primera impresión.

¿Cómo lo promocionaré? ¿Cómo interactuaré con los invitados?

Recuerda: el tipo de evento a planificar debe ir de la mano de los intereses del público objetivo, a excepción de una boda —donde se organizará en función de los intereses de la pareja y no de los invitados—.

En ambos casos hay que ser creativo e innovador para captar la atención. Mientras en una celebración personal hablamos de la historia del anfitrión, en un evento empresarial hablamos de cómo generar interés en el público objetivo para que interactúe con la marca. Recordar a los invitados la confirmación de asistencia se convierte en un punto fundamental para la organización.

Las herramientas son múltiples, especialmente en un entorno digital que permite llegar directamente a cada teléfono móvil. Siempre con un mensaje concreto, orientado a los objetivos del evento, y con un carácter dinámico y personal que diferencie positivamente a quien lo organice.

¿Qué debo revisar el día del evento?

Un diagrama con horarios de todos los procesos y elementos que intervengan en el evento se convierte en la biblia del organizador de eventos durante el día. La confirmación del personal contratado y del voluntariado cumpliendo todas las pautas y horarios generará una sincronía con grandes beneficios para el desarrollo del acto.

El momento de pruebas ya ha pasado y, con todos los servicios presupuestados, analizados y contratados, solo resta el correcto seguimiento de los mismos. La improvisación durante el día del evento será la perdición del organizador.

¿Cuál es mi plan de emergencia?

Nuevamente: destina entre un 15% y un 20% del presupuesto para imprevistos. El plan de emergencia dependerá del tipo de evento, pero nunca dejéis de lado este porcentaje para actuar de inmediato ante cualquier urgencia. Siempre hay que tener en cuenta qué es lo peor que puede ocurrir y prepararse para evitarlo —o enfrentarlo y resolverlo.

¿Qué regalo ofreceré a los asistentes?

El regalo es otro gran momento para mostrar la personalidad de quien organiza el evento, de manera creativa e innovadora. Evitar regalos de poca o nula utilidad orientará desde el inicio hacia buen puerto. Si sois una empresa, muchas veces menos es más: un elemento sencillo con diseño minimalista y el logo de la empresa dará mejor impresión que un objeto costoso pero sin gusto.

El regalo debe responder al concepto del evento, ser útil y generar una buena experiencia a quien lo reciba. De lo contrario, irá a la papelera junto al resto de regalos del mismo tipo.

Bonus track: ¿Cómo evaluaré el éxito del evento?

La experiencia del público es una de las principales variables para medir el éxito. Si los asistentes han tenido un buen nivel de satisfacción, habremos comenzado bien.

Si el éxito se mide por la cantidad de asistentes, el registro de los mismos aportará datos valiosos de un público interesado en el negocio o marca protagonista. Esto permitirá continuar el contacto y generar fidelización.

Los resultados monetarios —ventas de tickets, actividades dentro del evento o recaudación en caso de acción benéfica— también reflejarán el grado de adhesión del público.

Por último y no menos importante: la repercusión en los medios. La cobertura de prensa, la utilización de hashtags y la cantidad de usuarios que generen contenido sobre el evento arrojan datos certeros sobre el interés que ha despertado.

Organizar un evento puede que sea fácil. Organizar uno exitoso, no. Si estáis interesados en la materia, no dejéis pasar la oportunidad que ofrece Euroaula a través de sus Ciclos Formativos de Grado Superior o del Master in Business Tourism & Events Management.